Flabs.kz Flabs.kz
FUTURE LABORATORY - ÂÀØ ÍÀÄÅÆÍÛÉ ÏÀÐÒÍÅÐ
 
 FAQFAQ             
            

×òî òàêîå ÅÑÌ?

 
           Flabs.kz -> Îñíîâíûå ïîíÿòèÿ î ñèñòåìàõ ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà
::  







: 05, 2009 6:06 am     : ×òî òàêîå ÅÑÌ?

×òî òàêîå ÅÑÌ?

Îïóáëèêîâàíî â æóðíàëå "Äèðåêòîð ÈÑ"

Ñëîâî «äîêóìåíòîîáîðîò» íåâîçìîæíî îäíîçíà÷íî ñâåñòè ê îäíîìó èç îáùåóïîòðåáèìûõ àíãëîÿçû÷íûõ ÈÒ-òåðìèíîâ. Êîíå÷íî, åñòü ñòðîãîå îïðåäåëåíèå, ïðåäëàãàåìîå ÃÎÑÒîì, íî íà ïðàêòèêå çàäà÷à, êàê ïðàâèëî, ñòàâèòñÿ ìàêñèìàëüíî øèðîêî — àâòîìàòèçàöèÿ âñåõ àñïåêòîâ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, ñâÿçàííûõ ñ îáðàáîòêîé äîêóìåíòîâ. Íàèáîëåå ïîëíî òàêîìó ïîäõîäó ñîîòâåòñòâóåò ñîâðåìåííàÿ êîíöåïöèÿ Enterprise Content Management.

ÈÒ-ìåíåäæåðû, îïðîøåííûå Gartner â ñåðåäèíå ïðîøëîãî ãîäà, ïî ïðèîðèòåòíîñòè â 2003 ãîäó ïîñòàâèëè ÅÑÌ íà âòîðîå ìåñòî — âñëåä çà áåçîïàñíîñòüþ. Ìåæäó òåì ñàì òåðìèí Enterprise Content Management íà÷èíàåò ðåãóëÿðíî óïîìèíàòüñÿ â îò÷åòàõ Gartner âñåãî ëèøü ñ 2001 ãîäà. Îòêóäà òàêîé íåîæèäàííûé ðîñò èíòåðåñà ê ýòîé êîíöåïöèè?

Âèäèìî, ïðîéäåíà êðèòè÷åñêàÿ òî÷êà. Íàêîïèëîñü äåéñòâèòåëüíî ìíîãî äîêóìåíòîâ, êðèòè÷åñêè âàæíûõ äëÿ áèçíåñà, ñóùåñòâóþùèõ òîëüêî â ýëåêòðîííîì âèäå. Íî, ñêîðåå, ïðîáëåìà äàæå íå â êîëè÷åñòâå äîêóìåíòîâ, à â òîì, ÷òî äëÿ ðàáîòû ñ íèìè íóæíà ñòðîéíàÿ âçàèìîñâÿçàííàÿ ñèñòåìà. Äî ïîðû ïîääåðæèâàòü ýòó ñèñòåìó óäàâàëîñü ïðè ïîìîùè ïðîñòûõ, íî ðàçðîçíåííûõ ñðåäñòâ, íà÷èíàÿ îò ïàïîê íà ôàéëîâîé ñèñòåìå è ýëåêòðîííîé ïî÷òû è çàêàí÷èâàÿ ñïåöèàëèçèðîâàííûìè ïðèëîæåíèÿìè. Ïðè ýòîì âñÿ «áèçíåñ-ëîãèêà» ñîäåðæàëàñü â ãîëîâàõ ëþäåé, êîòîðûå è ñëóæèëè ñâîåãî ðîäà ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâîé ñèñòåìîé äëÿ îñòàëüíûõ ñîòðóäíèêîâ, âñåãäà çíàÿ, ãäå íàéòè íóæíûé äîêóìåíò èëè ó êîãî åùå ñïðîñèòü. Ìîæíî ñêàçàòü, ÅÑÌ â îðãàíèçàöèÿõ ôóíêöèîíèðîâàëà íåôîðìàëüíî, íà îáùåñòâåííûõ íà÷àëàõ.

Íî íàñòàåò ìîìåíò, êîãäà íè îäèí ÷åëîâåê óæå íå â ñîñòîÿíèè óäåðæàòü â ãîëîâå âñå âçàèìîñâÿçè è âñþ ëîãèêó îðãàíèçàöèè èíôîðìàöèè. Ïîýòîìó âîçíèêàåò ïîòðåáíîñòü â ñèñòåìå, êîòîðàÿ ìîãëà áû ýòó ïðîáëåìó ðåøèòü.

Îãëÿíåìñÿ íàçàä, èáî íè÷òî íå âîçíèêàåò íà ïóñòîì ìåñòå. Ïåðâûå òðè äåñÿòèëåòèÿ ðàçâèòèÿ ÈÒ îñíîâíîå âíèìàíèå óäåëÿëîñü ñòðóêòóðèðîâàííûì äàííûì, ïðîöåññàì èõ ñáîðà, õðàíåíèÿ è îáðàáîòêè. Äëÿ ðàáîòû ñ íåñòðóêòóðèðîâàííîé èíôîðìàöèåé èñïîëüçîâàëèñü ëèøü ïðîñòûå èíñòðóìåíòû íàïîäîáèå òåêñòîâûõ ïðîöåññîðîâ.  òî âðåìÿ ÷àùå âñåãî èìåëñÿ åäèíñòâåííûé îáùèé àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû íà âñþ îðãàíèçàöèþ, à îá Internet íèêòî è íå ñëûõèâàë.

Íî â êîíöå 90-õ ãîäîâ ñëîæèëàñü ïàðàäîêñàëüíàÿ ñèòóàöèÿ. Áîëåå 80% âñåé êîðïîðàòèâíîé èíôîðìàöèè ñòàëî õðàíèòüñÿ â âèäå íåñòðóêòóðèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ, è ïðè ýòîì ïðàêòè÷åñêè íå áûëî ñèñòåì, êîòîðûå îáåñïå÷èâàëè áû åå íàäåæíîå õðàíåíèå è óäîáíûé äîñòóï.

Êîíå÷íî, ìîæíî ïðîäîëæàòü ñ÷èòàòü, ÷òî, ê ïðèìåðó, ýëåêòðîííàÿ ïåðåïèñêà ñîòðóäíèêîâ íå ïðåäñòàâëÿåò îñîáîé âàæíîñòè äëÿ êîìïàíèè, îäíàêî íåäàâíî ïÿòü êðóïíûõ àìåðèêàíñêèõ áðîêåðñêèõ êîìïàíèé ñåðüåçíî ïîïëàòèëèñü çà òàêîå ïðåíåáðåæåíèå: èì ïðåäñòîèò âûïëàòèòü áîëåå 8 ìëí. äîëë. øòðàôîâ. Äåéñòâóþùèìè ïðàâèëàìè Íüþ-éîðêñêîé ôîíäîâîé áèðæè ïðåäïèñûâàåòñÿ òðè ãîäà õðàíèòü ýëåêòðîííûå äîêóìåíòû, îòíîñÿùèåñÿ ê ïðîâîäèìûì èìè îïåðàöèÿì. Îäíàêî íåðåäêî ñëó÷àëîñü, ÷òî ñîòðóäíèêè óâîëüíÿëèñü, à èõ ïðååìíèêè ñòèðàëè ýëåêòðîííóþ ïî÷òó ñâîèõ ïðåäøåñòâåííèêîâ.

Èòàê, ïîðà ïðèçíàòü, ÷òî íàêîïëåííûå ìàññèâû ýëåêòðîííîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ öåííåéøèì èíòåëëåêòóàëüíûì àêòèâîì îðãàíèçàöèè, åå êîðïîðàòèâíîé ïàìÿòüþ. Îáðàùàòüñÿ ñ òàêèì äîñòîÿíèåì ñëåäóåò îñîáåííî áåðåæíî. Ïðè ýòîì ìàëî ñîõðàíèòü åãî — èíòåëëåêòóàëüíûå àêòèâû äîëæíû áûòü ëåãêî äîñòóïíû. Îðãàíèçàöèè äîëæíû ïîëó÷àòü îòäà÷ó îò èíâåñòèöèé, âëîæåííûõ â èõ ñîçäàíèå.

Àíàëèòèêè ñåãîäíÿ ðàññìàòðèâàþò ÅÑÌ êàê ñòðàòåãè÷åñêóþ êîíöåïöèþ, ïðèçâàííóþ ïîìî÷ü ñïðàâèòüñÿ ñ ïîñëåäñòâèÿìè èíôîðìàöèîííîãî âçðûâà. Âçîðû ÈÒ-ìåíåäæåðîâ îáðàùåíû â ñòîðîíó ñîîòâåòñòâóþùèõ ðåøåíèé, êîòîðûå ïðèçâàíû îáúåäèíèòü ðàçðîçíåííûå òåõíîëîãèè, ïîääåðæèâàþùèå ðàáîòó ñ íåñòðóêòóðèðîâàííîé èíôîðìàöèåé.

Ìîæíî ëè ðóêîâîäèòü çíàíèÿìè

Çà ïîñëåäíèé ãîä àááðåâèàòóðà ÅÑÌ îáîñíîâàëàñü íà ñòðàíèöàõ êîìïüþòåðíîé ïðåññû è â áèçíåñ-ïëàíàõ ÈÒ-ìåíåäæåðîâ. Äàæå àâòîðèòåòíàÿ îðãàíèçàöèÿ AIIM òåïåðü èìåíóåò ñåáÿ The Enterprise Content Management Association âìåñòî ñòàðîãî The Association for Information and Image Management.

Ha ðóññêèé ÿçûê Enterprise Content Management ÷àùå âñåãî ïåðåâîäÿò çàãàäî÷íîé ôðàçîé «óïðàâëåíèå êîðïîðàòèâíûì ñîäåðæàíèåì», ÷òî åäâà ëè ðàñêðûâàåò ïðîèñõîæäåíèå è ñìûñë äàííîãî òåðìèíà. Ïîïðîáóåì ðàçîáðàòüñÿ.

Ìû íàñòîëüêî ïðèâûêëè ê òàêèì ÿçûêîâûì êîíñòðóêöèÿì, êàê «óïðàâëåíèå äîêóìåíòàìè», «óïðàâëåíèå çíàíèÿìè», «óïðàâëåíèå îòíîøåíèÿìè ñ êëèåíòàìè», ÷òî, ïîâòîðÿÿ èõ êàê çàêëèíàíèÿ, óæå íå çàäóìûâàåìñÿ î ñìûñëå. Ìåæäó òåì ãëàãîë «óïðàâëÿòü» îçíà÷àåò «ðóêîâîäèòü», «íàïðàâëÿòü äåÿòåëüíîñòü», «íàïðàâëÿòü äâèæåíèå». Óïðàâëÿòü ìîæíî àâòîìîáèëåì, ëîøàäüþ, ãîñóäàðñòâîì, õîçÿéñòâîì. Ìîæíî ïðèíÿòü è òåðìèí «óïðàâëåíèå äåëîâûìè ïðîöåññàìè», ïîäðàçóìåâàþùèé ðóêîâîäñòâî äåÿòåëüíîñòüþ ëþäåé. Íî êàê óïðàâëÿòü, ñêàæåì, çíàíèÿìè? Ðàçâå èìè ìîæíî ðóêîâîäèòü?

Àíãëèéñêèé ãëàãîë manage èìååò íåñêîëüêî çíà÷åíèé. Îäíî èç íèõ — «ðóêîâîäèòü», «óïðàâëÿòü», «ñòîÿòü âî ãëàâå» — íàèáîëåå ïîïóëÿðíî áëàãîäàðÿ èíòåðåñó ê âîïðîñàì óïðàâëåíèÿ ýêîíîìèêîé. Ñëîâî «ìåíåäæåð» ïðàêòè÷åñêè âûòåñíèëî èç îáèõîäà ñëîâî «óïðàâëÿþùèé», êîòîðîå ïîâñåìåñòíî èñïîëüçîâàëîñü ðàíüøå. Íî ó manage åñòü è èíîå çíà÷åíèå — «óìåòü îáðàùàòüñÿ», «ñïðàâëÿòüñÿ». Ïîýòîìó òåðìèíû Knowledge Management èëè Content Management ñëåäóåò òðàêòîâàòü êàê «óìåíèå îáðàùàòüñÿ ñî çíàíèÿìè» (ñ «êîíòåíòîì»).

Äàëåå. Àíãëèéñêîå ñëîâî content îçíà÷àåò «íå÷òî, ÷òî ñîäåðæèòñÿ âíóòðè». Ïðèìåíèòåëüíî ê ïèñüìåííûì ðàáîòàì îíî îáû÷íî óïîòðåáëÿåòñÿ â ñëîâîñî÷åòàíèè table of contents, ïî-íàøåìó, «ñîäåðæàíèå», à òî÷íåå, ïåðå÷åíü âñåãî, ÷òî ñîäåðæèòñÿ â êíèãå.  èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèÿõ òåðìèí content ñòàëè èñïîëüçîâàòü, ÷òîáû îáîáùèòü ïîíÿòèå «äîêóìåíò» íà òàêèå íåòèïè÷íûå ðàíåå äàííûå, êàê âèäåî, àóäèî è ìóëüòèìåäèà.  ÷àñòíîñòè, ïîäîáíóþ òðàêòîâêó äàåò Äåáîðà Ëîãàí, äèðåêòîð ïî èññëåäîâàíèÿì GartnerGroup.

Kpoìe òîãî, ìîæíî òðàêòîâàòü content êàê ÷àñòü èëè ýëåìåíò ÷åãî-òî áîëåå ñëîæíîãî. Ïðè ýòîì äîêóìåíò ïðåäñòàâëÿåòñÿ ñîñòîÿùèì èç îòäåëüíûõ èíôîðìàöèîííûõ ýëåìåíòîâ (piece of content), c êîòîðûìè ìîæíî ðàáîòàòü íåçàâèñèìî äðóã îò äðóãà — íàïðèìåð, ðàçãðàíè÷èâàòü äîñòóï ê ðàçíûì ðàçäåëàì äîêóìåíòà.

Ïåðâîíà÷àëüíî ïîíÿòèå content management ïðî÷íî àññîöèèðîâàëîñü èìåííî ñ ïðîöåññîì ïóáëèêàöèè è îáíîâëåíèÿ èíôîðìàöèè íà Web-ñàéòàõ: íóæíà áûëà òåõíîëîãèÿ, êîòîðàÿ ïîçâîëÿëà áû ñëåäèòü çà àêòóàëüíîñòüþ ñàéòà. Òåðìèí «êîíòåíò» èñïîëüçîâàëñÿ (è ïðîäîëæàåò èñïîëüçîâàòüñÿ) â Internet-ñîîáùåñòâå êàê ñèíîíèì ñëîâà «èíôîðìàöèÿ», îáîçíà÷àÿ èíôîðìàöèîííîå íàïîëíåíèå ñàéòà, òî åñòü âñå òî, ÷òî «âûëîæåíî» íà íåì, — òåêñòû, ðèñóíêè, ôîòîãðàôèè. Ñëîâî «êîíòåíò» óæå óïîòðåáëÿåòñÿ â ðóññêîì ÿçûêå (ïðèìåð: êîíòåíò-àíàëèç — ìåòîä èçó÷åíèÿ ïðåññû). Ïîýòîìó âïîëíå óìåñòíî óïîòðåáëÿòü ñëîâî «êîíòåíò» êàê åñòü, áåç ïåðåâîäà, ïîäðàçóìåâàÿ ïîä ýòèì èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ñîäåðæèòñÿ â äîêóìåíòå, èëè åå îòäåëüíûå ôðàãìåíòû.

Ñ ïðèñòàâêîé enterprise äåëî ãîðàçäî ïðîùå. Ýòî ñâîåãî ðîäà èíäèêàòîð çðåëîñòè. Ñëîâî enterprise, ïîÿâëÿÿñü â íàçâàíèè, îçíà÷àåò ïðèíÿòèå òåõíîëîãèè êîðïîðàòèâíûìè çàêàç÷èêàìè, åå ñïîñîáíîñòü ðåøàòü çàäà÷è, ñòîÿùèå ïåðåä êðóïíûìè îðãàíèçàöèÿìè. Òåõíîëîãèÿ ÅÑÌ âûðîñëà èç Web Content Management è ñòàëà ïðèìåíÿòüñÿ äëÿ ðàáîòû ñî âñåé êîðïîðàòèâíîé èíôîðìàöèåé, à íå òîëüêî äëÿ ïîääåðæàíèÿ ñàéòà.

Èòàê, Enterprise Content Management — ýòî «óìåíèå îáðàùàòüñÿ ñ íåñòðóêòóðèðîâàííîé êîðïîðàòèâíîé èíôîðìàöèåé», ÷òî íàãëÿäíî îòðàæàåò ñóòü è âûãëÿäèò áîëåå ëîãè÷íûì, ÷åì áåçëèêîå «óïðàâëåíèå êîðïîðàòèâíûì ñîäåðæàíèåì». Òî÷íåå íàçûâàòü ïîäîáíûå ñèñòåìû ñèñòåìàìè óïðàâëåíèÿ èíôîðìàöèîííûìè ðåñóðñàìè ïðåäïðèÿòèÿ, ïîíèìàÿ ïðè ýòîì, ÷òî îíè ïîìîãàþò «óïðàâèòüñÿ» ñ èíôîðìàöèåé — áûñòðî â íåé îðèåíòèðîâàòüñÿ, à íå êîìàíäîâàòü åþ.

Óâû, íå âñåãäà óäàåòñÿ ïðåäëîæèòü êðàòêèé àäåêâàòíûé òåðìèí äëÿ ïîíÿòèÿ, ñôîðìèðîâàâøåãîñÿ â èíîé ÿçûêîâîé ñðåäå. Íå ñòîèò ëþáîé öåíîé ïûòàòüñÿ íàçâàòü åãî ïî-ðóññêè. Âàæíî îäíîçíà÷íî òîëêîâàòü ñìûñë ýòîãî ïîíÿòèÿ, à äëÿ åãî îáîçíà÷åíèÿ ìîæíî ïîëüçîâàòüñÿ àíãëèéñêîé àááðåâèàòóðîé, ïîäîáíî òîìó êàê ìû óïîòðåáëÿåì ñîêðàùåíèÿ ERP, CRM è äð. Ïîýòîìó â äàëüíåéøåì áóäåì ãîâîðèòü ïðîñòî — ÅÑÌ.

Content vs. Document — êóðèöà èëè ÿéöî

Ïî÷åìó âäðóã ïîíÿòèå «äîêóìåíò» óøëî â òåíü, à íà ïåðâûé ïëàí âûøåë êîíòåíò? Ïîñòàâùèêè ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè ïîäâåðãëè îñòðàêèçìó ñëîâî «äîêóìåíò» è ñòàëè íàçûâàòü ñâîè ïðîäóêòû ñèñòåìàìè óïðàâëåíèÿ êîíòåíòîì. È ýòî íå ïðîñòî äàíü ìîäå, à ðåàêöèÿ íà ïîòðåáíîñòè êëèåíòîâ.

Äåéñòâèòåëüíî, ÷àùå âñåãî äîêóìåíò ñîçäàåòñÿ â ôîðìàòå íåêîòîðîãî îôèñíîãî ïðèëîæåíèÿ; çàòåì, ïîñëå óòâåðæäåíèÿ, äîêóìåíò ïóáëèêóåòñÿ íà ñàéòå â HTML-ôîðìàòå èëè ïðåîáðàçóåòñÿ â PDF äëÿ äàëüíåéøåãî ðàñïðîñòðàíåíèÿ. Ñ òî÷êè çðåíèÿ ïîòðåáèòåëÿ èíôîðìàöèè ýòî îäèí è òîò æå äîêóìåíò, à ñ òî÷êè çðåíèÿ êëàññè÷åñêîé ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè — òðè ðàçíûõ. Îáåñïå÷èâ ïîääåðæêó âñåãî æèçíåííîãî öèêëà äîêóìåíòîâ, ïîñòàâùèêè ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè ñòàëè èìåíîâàòü ñâîè ïðîäóêòû ñèñòåìàìè óïðàâëåíèÿ êîíòåíòîì, ÷òî ïîä÷åðêèâàëî èõ íîâîå êà÷åñòâî: îíè ñìîãëè îòäåëèòü èíôîðìàöèþ-êîíòåíò îò äîêóìåíòà-ôîðìû, íàó÷èâøèñü óïðàâëÿòü ïðåäñòàâëåíèåì ýòîé èíôîðìàöèè.

Êîíå÷íî, äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé âàæíî ñîäåðæàíèå, íà ñîäåðæàíèè ñòîèò ôîêóñèðîâàòü âñå ñâîå âíèìàíèå, àáñòðàãèðóÿñü îò ôîðìû, òî åñòü îò ôîðìàòà äîêóìåíòà, ñïîñîáà õðàíåíèÿ è äîñòóïà. Íî ìîæíî ïîéòè è äàëüøå — ñêàçàòü, ÷òî ñëîâà, â êîòîðûå îáëå÷åíà èíôîðìàöèÿ, ýòî òîæå âñåãî ëèøü ôîðìà. Ãäå îñòàíîâèòüñÿ?

Íà ïðàêòèêå áîëåå 90% äîêóìåíòîâ ñîçäàþòñÿ â ðàñ÷åòå íà òî, ÷òî îíè áóäóò ðàñïå÷àòàíû íà ÷åðíî-áåëîì ïðèíòåðå íà ëèñòàõ À4. Êàêîå íåãîäîâàíèå âûçûâàþò ó íàñ Web-ñòðàíèöû, íà äâà ñàíòèìåòðà íå âëåçàþùèå ïî øèðèíå ëèñòà! Èëè êîãäà íà ïîñëåäíåì ëèñòå äîêóìåíòà ïå÷àòàåòñÿ âñåãî äâå ñòðî÷êè! Ìû âñå åùå ïðåäïî÷èòàåì ïîòðåáëÿòü èíôîðìàöèþ â âèäå áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ, ñèäÿ â êðåñëå â ñàìîëåòå èëè ëåæà íà äèâàíå.

×òî êàñàåòñÿ èíûõ ìèðîâ — ìóëüòèìåäèà, òî ýòî äåëî áóäóùåãî. Ðåàëüíî íåò øèðîêîé ïðàêòèêè èñïîëüçîâàíèÿ ïîäîáíûõ äàííûõ â áèçíåñå. Íåò îáùåïðèíÿòûõ ñòàíäàðòîâ è íàñòîëüíûõ èíñòðóìåíòîâ äëÿ ðàáîòû, íàïðèìåð, ñ âèäåî.

Ïîýòîìó äèñêóññèÿ î ïðèîðèòåòå ñîäåðæàíèÿ íàä ôîðìîé íîñèò ïîêà àêàäåìè÷åñêèé õàðàêòåð. Ìîæíî ñ÷èòàòü, ÷òî «äîêóìåíò» è «êîíòåíò» — ïðàêòè÷åñêè îäíî è òî æå, à ïîòîìó êðàåóãîëüíûì êàìíåì ÅÑÌ ÿâëÿåòñÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè (Document Management, DM).

Ðåöåïò êîêòåéëÿ

Âçÿòü çà îñíîâó Document Management, äîáàâèòü Web Content Management, ñìåøàòü âñå ñ workflow è collaboration, çàòåì óêðàñèòü Knowledge Management è íàêðûòü çîíòèêîì Enterprise Portal. Ñìåøàòü, íî íå âçáàëòûâàòü.

×òî êàñàåòñÿ ÅÑÌ, òî ýòî ïîêà äåéñòâèòåëüíî «êîêòåéëü», åãî ðåöåïòóðà ìîæåò îòëè÷àòüñÿ îò áàðà ê áàðó. ÅÑÌ — íîâàÿ îáëàñòü, òåðìèíîëîãèÿ â êîòîðîé îêîí÷àòåëüíî íå îïðåäåëèëàñü, è äàæå ýêñïåðòû äàþò ïîðîé âåñüìà ðàçíîðå÷èâûå îïðåäåëåíèÿ.

Êîíöåïöèÿ ÅÑÌ åñòü ðåçóëüòàò êîíâåðãåíöèè ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè, èíôîðìàöèåé íà Web-ñàéòàõ, ñðåäñòâ àâòîìàòèçàöèè äåëîâûõ ïðîöåäóð, ãðóïïîâîé ðàáîòû è óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè è ðÿäà äðóãèõ òåõíîëîãèé. Ýòî êîìïëåêñíîå ðåøåíèå, îáåñïå÷èâàþùåå íàêîïëåíèå è ñèñòåìàòèçàöèþ íåñòðóêòóðèðîâàííîé èíôîðìàöèè, ïîääåðæêó îðèåíòèðîâàííûõ íà äîêóìåíòû áèçíåñ-ïðîöåññîâ è âîçìîæíîñòè àíàëèçà èíôîðìàöèè.

Ðàññìîòðèì ïîäðîáíåå ñîñòàâëÿþùèå êîêòåéëÿ ÅÑÌ è èõ ðîëü â äîñòèæåíèè îáùåãî ýôôåêòà.

Íåêîòîðûå àíàëèòèêè âêëþ÷àþò â ÅÑÌ òàêæå è ñðåäñòâà èíòåãðàöèè ïðèëîæåíèé (Enterprise Application Integration, EAI), äîáû÷è äàííûõ, óïðàâëåíèå õðàíåíèåì, ñðåäñòâà àãðåãèðîâàíèÿ è ñèíäèêàöèè êîíòåíòà è ðÿä äðóãèõ òåõíîëîãèé. Íî åñëè ïðèâåñòè âñå ê îáùåìó çíàìåíàòåëþ, òî äëÿ ïîñòðîåíèÿ ÅÑÌ-ðåøåíèÿ âïîëíå äîñòàòî÷íî ïåðå÷èñëåííîãî âûøå. Îñòàëüíîå — ïî âêóñó.

Âñÿêèé äîì íà÷èíàþò ñòðîèòü ñ ôóíäàìåíòà. Äëÿ ÅÑÌ ôóíäàìåíòîì ÿâëÿåòñÿ DM, ïîòîìó ÷òî, ïðåæäå ÷åì ÷òî-òî äåëàòü ñ äîêóìåíòàìè, íóæíî íàó÷èòüñÿ èõ õðàíèòü è ñèñòåìàòèçèðîâàòü. Ïîýòîìó îðãàíèçàöèÿì, ðåøèâøèì ñòðîèòü ñèñòåìó ÅÑÌ, ñëåäóåò íà÷àòü èìåííî ñ óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè. Ýòî ïîçâîëèò íàâåñòè ïîðÿäîê â äîêóìåíòàõ è äàñò íåìåäëåííûé ýôôåêò â âèäå ýêîíîìèè âðåìåíè íà ïîèñê è èñêëþ÷åíèÿ çàòðàò íà ïîâòîðíîå ñîçäàíèå äîêóìåíòîâ.

Ñåãîäíÿ óïðàâëåíèå äîêóìåíòàìè ñòàíîâèòñÿ òàêèì æå îáÿçàòåëüíûì ýëåìåíòîì èíôîðìàöèîííîé èíôðàñòðóêòóðû îðãàíèçàöèé, êàê ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà, è... ñêîðî èñ÷åçíåò. Èñ÷åçíåò êàê îòäåëüíîå ïðèëîæåíèå è ïðåâðàòèòñÿ â îáùåäîñòóïíóþ óñëóãó.  Gartner ïðåäðåêàþò, ÷òî ýòî ïðîèçîéäåò óæå ê êîíöó 2003 ãîäà.

Íåâçèðàÿ íà âñå óñïåõè ýëåêòðîíèêè, áóìàæíûå äîêóìåíòû íå èñ÷åçëè ñ íàøèõ ñòîëîâ. È íå èñ÷åçíóò åùå äîâîëüíî ïðîäîëæèòåëüíîå âðåìÿ. Ïîýòîìó â ñîñòàâå ÅÑÌ-ðåøåíèÿ îáÿçàòåëüíî ïðèñóòñòâóþò ñðåäñòâà ââîäà áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ, åñòåñòâåííî, ïóòåì ñêàíèðîâàíèÿ.

Êàçàëîñü áû, ÷åãî ïðîùå: ïîëîæèë äîêóìåíò â ñêàíåð, íàæàë êíîïêó — è ãîòîâî! À åñëè íóæíî ââåñòè 5 òûñ. ñòðàíèö â äåíü? È çàïîëíèòü êàðòî÷êó íà êàæäûé äîêóìåíò? Íóæíà öåëàÿ òåõíîëîãè÷åñêàÿ ëèíèÿ, êîíâåéåð ïî ââîäó äîêóìåíòîâ. Èìåííî â ñèëó òåõíîëîãè÷åñêèõ îñîáåííîñòåé çàäà÷è ìàññîâîãî ââîäà äîêóìåíòîâ âûäåëÿþòñÿ â îòäåëüíûé áëîê.

Êðàñèâûé ôàñàä — óïðàâëåíèå èíôîðìàöèåé íà Web-ñàéòàõ. WCM ñëóæèò ñâîåãî ðîäà íàñîñîì, êîòîðûé âûêà÷èâàåò èíôîðìàöèþ èç âíóòðåííèõ õðàíèëèù (íàïðèìåð, èç ðåïîçèòàðèåâ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè) è äåëàåò åå äîñòóïíîé âíåøíèì ïîëüçîâàòåëÿì — ïîñåòèòåëÿì ñàéòà èëè ýëåêòðîííîãî ìàãàçèíà.

Óïðàâëåíèå çíàíèÿìè — ýòî òî æå ñàìîå, ÷òî ñðåäñòâà îïåðàòèâíîé àíàëèòè÷åñêîé îáðàáîòêè è Business Intelligence äëÿ ñòðóêòóðèðîâàííûõ äàííûõ. Knowledge Management — èíñòðóìåíò àíàëèçà íåñòðóêòóðèðîâàííûõ äàííûõ.

Åñëè áû âñå â æèçíè ìîæíî áûëî óïîðÿäî÷èòü è ñèñòåìàòèçèðîâàòü, òî è çàäà÷à ïîñòðîåíèÿ ÅÑÌ áûëà áû ïðîùå. Îäíàêî äàëåêî íå âñå äîêóìåíòû ïîïàäàþò â õðàíèëèùà: ìíîãèå âàæíûå äàííûå õðàíÿòñÿ â ýëåêòðîííîé ïî÷òå, â ôàéëîâîé ñèñòåìå èëè ÑÓÁÄ. Îäíà èç ôóíêöèé ñèñòåì óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè ñîñòîèò â îáåñïå÷åíèè ñêâîçíîãî ïîèñêà è äîñòóïà ê ëþáûì äàííûì, âíå çàâèñèìîñòè îò ìåñòà èõ õðàíåíèÿ. Áåç ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè íåâîçìîæíî ðàöèîíàëüíî îðãàíèçîâàòü ñáîð è àíàëèç èíôîðìàöèè, ïîýòîìó ÊÌ òàêæå ñ÷èòàåòñÿ îáÿçàòåëüíûì êèðïè÷èêîì â çäàíèè ÅÑÌ.

Íàéòè ÷åðíóþ êîøêó â òåìíîé êîìíàòå

Õðàíèòü è íàêàïëèâàòü èíôîðìàöèþ ÷åëîâå÷åñòâî íàó÷èëîñü óæå äàâíî. Áèáëèîòåêè è àðõèâû ñóùåñòâóþò òûñÿ÷è ëåò. Íî íå òàê ïðîñòî íàéòè íóæíûå ñâåäåíèÿ, äàæå òî÷íî çíàÿ, ÷òî îíè ãäå-òî åñòü! È óæ ñîâñåì íåâîçìîæíî íàéòè òî, ÷òî íóæíî, áûñòðî — îñîáåííî åñëè íå çíàòü òî÷íî, ÷òî èùåøü.

Äëÿ ïîëüçîâàòåëÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè äîëæíà ïðåäîñòàâëÿòü ñðåäñòâà íàâèãàöèè, êîòîðûå îòîáðàæàëè áû ëîãè÷åñêóþ è ïîíÿòèéíóþ ñòðóêòóðó õðàíèëèùà èíôîðìàöèè, ïîäîáíî ñèñòåìàòè÷åñêîìó êàòàëîãó â áèáëèîòåêå. ßäðîì ëþáîé ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè ÿâëÿåòñÿ ìîùíûé ñåðâåð ïîëíîòåêñòîâîãî ïîèñêà.  ïðèíöèïå ìîæíî ñêàçàòü, ÷òî âñå ñîâðåìåííûå ïîèñêîâûå ñèñòåìû âûðîñëè èç óòèëèòû grep — åùå ñîçäàòåëÿì Unix ïîòðåáîâàëàñü âîçìîæíîñòü ïîèñêà ïî ñîäåðæèìîìó ôàéëîâ. Ýòîãî áûëî äîñòàòî÷íî, ïîêà ìû âåëè ïîèñê â îñíîâíîì ïî ñâîèì ñîáñòâåííûì «èñõîäíèêàì» èëè ïî äîêóìåíòàöèè íà ëþáèìûé êîìïèëÿòîð. Ñ ðîñòîì îáúåìîâ èíôîðìàöèè, è îñîáåííî â ýïîõó Internet, ïðîñòîé ïîèñê ïåðåñòàë áûòü ïîëåçíûì. Åñëè â îòâåò íà çàïðîñ âû ïîëó÷àåòå íåñêîëüêî ìèëëèîíîâ ññûëîê — ýòî âñå ðàâíî ÷òî íè÷åãî.

Åñëè âûïîëíèòü ïîèñê â Ñåòè íà ñëîâî lotus, òî ìû ïîëó÷èì ïðèìåðíî 7,5 ìëí. ññûëîê. Òóò áóäåò è ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå, è àâòîìàøèíû Lotus, è ñîáñòâåííî öâåòîê ëîòîñà, òóðèñòè÷åñêèå ôèðìû, ñòóäèè çâóêîçàïèñè, ñòèðàëüíûé ïîðîøîê è ìíîãîå äðóãîå. Åñëè ïîèñêàòü íà ñëîâî hummingbird, ïîëó÷èòñÿ «âñåãî» 650 òûñ. ññûëîê — íà ïðîèçâîäèòåëåé ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ è ñïîðòèâíîé îäåæäû, áóäåò ñòóäèÿ çâóêîçàïèñè Hummingbird Records, ìåòîäèêà èçó÷åíèÿ àíãëèéñêîãî ÿçûêà, ýõîëîòû è, êîíå÷íî, êîëèáðè.

Êàê â ýòîì ðàçîáðàòüñÿ? Íà ïîìîùü ïðèõîäÿò ñðåäñòâà àâòîìàòè÷åñêîé êàòåãîðèçàöèè èíôîðìàöèè, êîòîðûå ïîçâîëÿþò àâòîìàòè÷åñêè ïîñòðîèòü òàêñîíîìèþ è ïîòîì ðàñïðåäåëèòü èìåþùèåñÿ äîêóìåíòû è íîâûå ïîñòóïëåíèÿ ïî åå ðàçäåëàì. Íàèáîëåå èçâåñòíûé ïðèìåð òàêñîíîìèè — ñèñòåìà êëàññèôèêàöèè âèäîâ ðàñòåíèé è æèâîòíûõ. Êëþ÷åâîå îòëè÷èå ñîâðåìåííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè îò ðàáîòû Êàðëà Ëèííåÿ èëè ×àðëüçà Äàðâèíà çàêëþ÷àåòñÿ â òîì, ÷òî, ñòðîÿ ñèñòåìàòèêó, îíè äåéñòâóþò àâòîìàòè÷åñêè, áåç àïðèîðíûõ ïðåäïîëîæåíèé î âíóòðåííåé ëîãèêå è âçàèìîñâÿçÿõ îáúåêòîâ. Ýòà ëîãèêà êàê ðàç è âûÿâëÿåòñÿ â ðåçóëüòàòå ðàáîòû, ÷òî ïîçâîëÿåò èçáåæàòü âëèÿíèÿ ñóáúåêòèâíîãî ôàêòîðà. (Åñòåñòâåííî, äîïóñêàåòñÿ è ðåæèì ðó÷íîãî ðåäàêòèðîâàíèÿ ïîëó÷åííîé òàêñîíîìèè.)

Ìû íå ïûòàåìñÿ âòèñíóòü ñâîè çíàíèÿ â êåì-òî ñôîðìèðîâàííóþ ñèñòåìó êëàññèôèêàöèè. Íàîáîðîò, òàêîé ïîäõîä ïîçâîëÿåò âûÿâèòü ñêðûòûå âçàèìîñâÿçè è ñäåëàòü èõ ÿâíûìè. Èñïîëüçóÿ ìåòîäû àâòîìàòè÷åñêîé êàòåãîðèçàöèè, ìîæíî ðåãóëÿðíî êîíòðîëèðîâàòü, íàñêîëüêî íàøè ïðåäñòàâëåíèÿ î ïðåäìåòíîé îáëàñòè ñîîòâåòñòâóþò òåêóùåìó ñîñòîÿíèþ äåë. Òàê, åñëè ïîÿâëÿåòñÿ ìíîæåñòâî äîêóìåíòîâ, êîòîðûå íåâîçìîæíî àâòîìàòè÷åñêè îòíåñòè íè ê êàêîé ðóáðèêå, ýòî ÿâíûé ñèãíàë, ÷òî âîçíèêëî íå÷òî ïðèíöèïèàëüíî íîâîå.

Ïîäîáíûå ìåòîäû íàõîäÿò øèðîêîå ïðèìåíåíèå â ñèñòåìàõ àíàëèçà ïóáëèêàöèé â ÑÌÈ, ìîíèòîðèíãà äåéñòâèé êîíêóðåíòîâ, â èçó÷åíèè ñîöèàëüíûõ è ïîëèòè÷åñêèõ ïðîáëåì, â ñèòóàöèîííûõ öåíòðàõ è ò. ä.

 ïîñëåäíåå âðåìÿ íàáëþäàåòñÿ «êîíâåðñèÿ» âûñîêîèíòåëëåêòóàëüíûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè. Åñëè ðàíüøå ýòè òåõíîëîãèè èñïîëüçîâàëèñü ïðàêòè÷åñêè òîëüêî ðàçâåäñëóæáàìè, êàê ãîñóäàðñòâåííûìè, òàê è êîðïîðàòèâíûìè, òî òåïåðü îíè ñòàíîâÿòñÿ ÷àñòüþ íàñòîëüíûõ ñèñòåì, äîñòóïíûõ ðÿäîâîìó ïîëüçîâàòåëþ. Íàïðèìåð, â Telecom Italia ïîäîáíàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ çíàíèÿìè îõâàòûâàåò 50 òûñ. ðàáî÷èõ ìåñò, ïðåäîñòàâëÿÿ ïîëüçîâàòåëÿì âîçìîæíîñòè ïîèñêà è íàâèãàöèè ïî êëàñòåðíîé êàðòå çíàíèé.

Ïðåâðàùåíèå êàíöåëÿðñêîé êðûñû

Äîëãîå âðåìÿ óïðàâëåíèå çàïèñÿìè (Records Management, RM) ïðî÷íî àññîöèèðîâàëîñü ñ ïîääåðæêîé ðóòèííûõ êàíöåëÿðñêèõ ïðîöåäóð. Òåïåðü æå ýòîé òåõíîëîãèè îòâîäèòñÿ îäíî èç êëþ÷åâûõ ìåñò â êîíöåïöèè ÅÑÌ. ×òî ïðîèçîøëî?

Îêàçàëîñü, ÷òî ïðîöåäóðû, ðàçðàáîòàííûå äëÿ ó÷åòà è õðàíåíèÿ îôèöèàëüíûõ äîêóìåíòîâ, èäåàëüíî ïîäõîäÿò äëÿ ïîääåðæêè æèçíåííîãî öèêëà ëþáîé èíôîðìàöèè — îò åå ñîçäàíèÿ äî óíè÷òîæåíèÿ. Ýòî àêòóàëüíî íå òîëüêî äëÿ áóìàæíûõ, íî è äëÿ ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ, â ÷àñòíîñòè äëÿ ïåðåïèñêè ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå, ãäå ÷àñòî ñîäåðæèòñÿ âàæíàÿ äåëîâàÿ èíôîðìàöèÿ. Ðàñïðîñòðàíåíèå îòëàæåííîé òåõíîëîãèè íà íîâûå òèïû îáúåêòîâ, êîòîðûå èãðàþò òó æå ðîëü, íåñÿ â ñåáå èíôîðìàöèþ î ïðèíÿòûõ ðåøåíèÿõ è ôàêòàõ èç æèçíè îðãàíèçàöèè, âîçìîæíî èìåþùèõ þðèäè÷åñêèå ïîñëåäñòâèÿ, äîñòàòî÷íî î÷åâèäíî.

Ñåêðåò íûíåøíåé ïîïóëÿðíîñòè ñèñòåì óïðàâëåíèÿ çàïèñÿìè â äðóãîì: ñ èõ ïîìîùüþ ìîæíî ïîääåðæèâàòü àêòóàëüíîñòü èíôîðìàöèè íà Web-ñàéòå èëè â ñèñòåìå ýëåêòðîííîé êîììåðöèè, îïðåäåëÿòü, êàêèå äàííûå ERP ñëåäóåò õðàíèòü, à êàêèå íåò, è ò. ä. Ïðîèçîøëî âîëøåáíîå ïðåâðàùåíèå «êàíöåëÿðñêîé êðûñû». Èç ñóãóáî âñïîìîãàòåëüíîãî êîìïîíåíòà èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû óïðàâëåíèå çàïèñÿìè ïðåâðàòèëîñü â ñòðàòåãè÷åñêè âàæíîå ðåøåíèå, îò óñïåøíîé ðåàëèçàöèè êîòîðîãî çàâèñèò áèçíåñ îðãàíèçàöèè.

Ñîâðåìåííàÿ ñèñòåìà ÅÑÌ äîëæíà îáåñïå÷èâàòü ïîääåðæêó æèçíåííîãî öèêëà âñåõ èíôîðìàöèîííûõ îáúåêòîâ, è ïðèìåíåíèå ïðîâåðåííîé òåõíîëîãèè óïðàâëåíèÿ çàïèñÿìè âûãëÿäèò íàèáîëåå ðàçóìíûì ðåøåíèåì.

Îðêåñòð è äèðèæåð

Èòàê, âñå íà ñâîèõ ìåñòàõ — è äîêóìåíòû, è ëþäè. Íî êàê îáåñïå÷èòü ñîãëàñîâàííóþ ðàáîòó ëþäåé è ïîäðàçäåëåíèé, ÷òîáû äîáèòüñÿ îáùåãî ðåçóëüòàòà? Âñÿêèé ÈÒ-ìåíåäæåð, ðåøèâøèé âíåäðèòü ÅÑÌ, îáÿçàòåëüíî ñïðàøèâàåò: «À åñòü ëè â âàøåé ñèñòåìå workflow?»

Ýñêèìîñû ðàçëè÷àþò 70 ðàçíîâèäíîñòåé ñíåãà. Ñóùåñòâóåò è ìíîæåñòâî òèïîâ workflow, êîòîðûå îòðàæàþò ðàçíûå ïðèåìû è ñïîñîáû ðàáîòû. Ðàçëè÷àþò ïðîèçâîäñòâåííûå (productive), àäìèíèñòðàòèâíûå, êîëëàáîðàòèâíûå, îðèåíòèðîâàííûå íà äîêóìåíòû è äðóãèå òèïû workflow.

Âûáîð òîãî èëè èíîãî ïðîäóêòà îïðåäåëÿåòñÿ ñêîðåå íå åãî òåõíè÷åñêèìè îñîáåííîñòÿìè, à êóëüòóðîé îðãàíèçàöèè è ïðèíÿòûìè ïðàâèëàìè èãðû. Èìåííî ïîýòîìó òàê ìíîãî íåóäà÷íûõ ïðîåêòîâ ïî âíåäðåíèþ workflow. Êîãäà ïûòàþòñÿ ñëîìàòü ñëîæèâøèåñÿ ñòåðåîòèïû ïîâåäåíèÿ, ðåäêî óäàåòñÿ äîáèòüñÿ ðåçóëüòàòà.

Ñèñòåìà workflow — äèðèæåð, êîòîðûé ðóêîâîäèò ñîâìåñòíîé ðàáîòîé èñïîëíèòåëåé. Êîíå÷íî, âëàñòíûé äèðèæåð ìîæåò çàñòàâèòü èñïîëíèòåëåé èãðàòü, êàê åìó íóæíî. Íî ðåçóëüòàò åäâà ëè áóäåò óáåäèòåëüíûì, êîãäà åñòü ñêðûòîå ïðîòèâîñòîÿíèå. Ïîýòîìó, âûáèðàÿ workflow, ñëåäóåò â ïåðâóþ î÷åðåäü ñîïîñòàâèòü ïðåäëàãàåìîå ðåøåíèå ñ ïðèíÿòîé ïðàêòèêîé ðàáîòû îðãàíèçàöèè, èìåÿ â âèäó, ÷òî íå âñå èñ÷åðïûâàåòñÿ äâèæåíèåì äîêóìåíòîâ. Íå ìåíåå âàæíû âîçìîæíîñòè èíòåãðàöèè ñ äðóãèìè áèçíåñ-ïðèëîæåíèÿìè, âêëþ÷àÿ ERP è CRM. Ðîëü workflow ãîðàçäî øèðå — îáåñïå÷èòü ñîâìåñòíóþ ðàáîòó íå òîëüêî ëþäåé, íî è ðàçëè÷íûõ ïðèëîæåíèé.

Ñðåäè ïðîèçâîäèòåëåé ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè, à òåïåðü è ÅÑÌ, ïðàâèëîì õîðîøåãî òîíà ñòàëî íàëè÷èå ìîäóëÿ workflow â ñîñòàâå èõ ðåøåíèé. Îäíàêî ÷àùå âñåãî ýòî ïðîñòûå ñðåäñòâà, êîòîðûå íå ìîãóò ðåøèòü âñåõ çàäà÷ îðãàíèçàöèè. Èõ íåñîìíåííûé ïëþñ — òåñíàÿ èíòåãðàöèÿ ñ îñíîâíîé ñèñòåìîé. Íî ýòî æå è ÿâëÿåòñÿ íåäîñòàòêîì: ñèñòåìà workflow äîëæíà îðãàíèçîâûâàòü âçàèìîäåéñòâèå íå òîëüêî ñîòðóäíèêîâ, íî è ðàçëè÷íûõ îðãàíèçàöèé. È áèçíåñ-ïðîöåññ íå âñåãäà ñòîèò âûñòðàèâàòü «îò äîêóìåíòà» — äîêóìåíòû ñîïðîâîæäàþò ïðîöåññ, ìîãóò ïîðîæäàòüñÿ â åãî õîäå, ìîãóò èñïîëüçîâàòüñÿ äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé, íî íå âñåãäà ÿâëÿþòñÿ åãî äâèæóùåé ñèëîé.

Íîâûå êîëëàáîðàöèîíèñòû

 ãîäû Âòîðîé ìèðîâîé âîéíû êîëëàáîðàöèîíèñòàìè âî Ôðàíöèè ïðåçðèòåëüíî íàçûâàëè ìàðèîíåòî÷íîå ïðàâèòåëüñòâî Âèøè. Ñåãîäíÿ Vichy — ýòî èçâåñòíàÿ êîñìåòè÷åñêàÿ ôèðìà, à collaboration — âåñüìà ïîïóëÿðíàÿ òåõíîëîãèÿ. Ñàéìîí Õîâàðä èç Gartner óòâåðæäàåò, ÷òî íà ñìåíó workflow èäåò collaboration — âçàèìîäåéñòâèå è êîëëåêòèâíàÿ ðàáîòà.

×åì æå íå óãîäèëà òåõíîëîãèÿ workflow? B ïåðâóþ î÷åðåäü äîëãèì öèêëîì âíåäðåíèÿ. Âåäü ñíà÷àëà íóæíî îïèñàòü áèçíåñ-ïðîöåññû, çàòåì èõ îïòèìèçèðîâàòü è ðåàëèçîâàòü â âèäå workflow-ïðîöåäóð. Çà ýòî âðåìÿ â îðãàíèçàöèè ìîãóò ïðîèçîéòè ñòîëü ñóùåñòâåííûå èçìåíåíèÿ, ÷òî âñå ïðèäåòñÿ íà÷èíàòü çàíîâî.  ïðîòèâîïîëîæíîñòü ýòîìó, collaboration ïîçâîëÿåò ðàáîòàòü «ñ êîëåñ» — ïîääåðæàòü ïðîöåññû âçàèìîäåéñòâèÿ â ñëàáî ôîðìàëèçîâàííîé ñðåäå. Åñòü åùå îäíà ïðè÷èíà íûíåøíåãî áóìà collaboration — âîçìîæíîñòü âêëþ÷èòü â áèçíåñ-ïðîöåññû ñòîðîííèå îðãàíèçàöèè è âíåøíèõ êîíñóëüòàíòîâ, ðåàëèçîâàòü êîíöåïöèþ «ðàñøèðåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ» (Extended Enterprise).

Èòàê, workflow ìîæíî ïðîäîëæàòü èñïîëüçîâàòü äëÿ ïîääåðæêè ðóòèííûõ ñòàíäàðòíûõ ïðîöåäóð ñ öåëüþ èõ èíòåíñèôèêàöèè è îïòèìèçàöèè, à òåõíîëîãèÿ collaboration íåîáõîäèìà òàì, ãäå åñòü òâîð÷åñêèå ïðîöåññû, êîòîðûå òðóäíî ïîääàþòñÿ ôîðìàëèçàöèè, ãäå äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçîâàíà ñêîðåå ïî ïðîåêòíîìó ïðèíöèïó, ãäå òðåáóåòñÿ ïîääåðæàòü ðàáîòó ðàñïðåäåëåííûõ êîìàíä è ðàáî÷èõ ãðóïï.

ÅÑÌ âûõîäèò çà ðàìêè îäíîé îðãàíèçàöèè è âîâëåêàåò â ñâîþ îðáèòó âíåøíèõ êîíñóëüòàíòîâ, ïàðòíåðîâ, ïîñòàâùèêîâ è êëèåíòîâ êîìïàíèè. Ïîýòîìó ñåãîäíÿ â ñîñòàâå ÅÑÌ-ðåøåíèÿ îáÿçàòåëüíî ïðèñóòñòâóåò êîìïîíåíò, îáåñïå÷èâàþùèé ãðóïïîâóþ ðàáîòó.

Ïîä îäíèì çîíòèêîì

Ïî îáðàçíîìó îïðåäåëåíèþ àíàëèòèêîâ Merrill Lynch, äàííîìó â «äàëåêîì» 1998 ãîäó, êîðïîðàòèâíûé ïîðòàë — ýòî ïðèëîæåíèå, êîòîðîå ïîìîãàåò êîìïàíèÿì «îòïåðåòü âíóòðåííèå è âíåøíèå õðàíèëèùà èíôîðìàöèè è îáåñïå÷èòü ïîëüçîâàòåëÿì åäèíûé âõîä äëÿ äîñòóïà ê ïåðñîíàëèçèðîâàííîé èíôîðìàöèè, ÷òîáû ïðèíèìàòü áîëåå èíôîðìèðîâàííûå áèçíåñ-ðåøåíèÿ».

Ïîðòàë — çîíòèê, êîòîðûé íàêðûâàåò âñå èñòî÷íèêè èíôîðìàöèè, âíóòðåííèå è âíåøíèå, ñòðóêòóðèðîâàííûå è íåñòðóêòóðèðîâàííûå, à òàêæå âñå êîðïîðàòèâíûå ïðèëîæåíèÿ, âêëþ÷àÿ ñèñòåìû ERP, CRM è ÅÑÌ.

Ïîðòàë ôîðìàëüíî íå ÿâëÿåòñÿ ÷àñòüþ ÅÑÌ, îäíàêî áåç íåãî íåëüçÿ ñåáå ïðåäñòàâèòü ñèñòåìó â öåëîì. Ðÿä êîìïàíèé (íàïðèìåð, Hummingbird, IBM è Microsoft) ïðåäëàãàþò êîìïëåêñíûå ðåøåíèÿ, âêëþ÷àþùèå ÅÑÌ è ïîðòàë. È íåäàðîì âñå ðàçðàáîò÷èêè «÷èñòûõ» ñèñòåì ÅÑÌ/WCM (òàêèå, êàê Documentum, FileNET, Interwoven, Vignette) ïðåäîñòàâëÿþò ìîäóëè äëÿ ïóáëèêàöèè èíôîðìàöèè â êîðïîðàòèâíûå ïîðòàëû — áåç ïîðòàëà çäàíèå ÅÑÌ âûãëÿäèò íåçàâåðøåííûì.

Ïîðòàë îáåñïå÷èâàåò ïðåäñòàâëåíèå èíôîðìàöèè, åå ïåðñîíàëèçàöèþ è åäèíóþ ðàáî÷óþ ñðåäó, à òàêæå îáåñïå÷èâàåò ðàçãðàíè÷åíèå äîñòóïà è åäèíóþ ïîëèòèêó áåçîïàñíîñòè. Âûõîäèò, ÷òî, ñ îäíîé ñòîðîíû, ïîðòàë ñëóæèò «ôðîíò-ýíäîì» äëÿ ÅÑÌ, îáåñïå÷èâàÿ ïîëüçîâàòåëüñêèé èíòåðôåéñ, è ñ äðóãîé ñòîðîíû — «áýê-ýíäîì», ïîääåðæèâàÿ òðàäèöèîííûå ñåðâèñíûå ôóíêöèè äîñòóïà ê äàííûì è ñèñòåìó áåçîïàñíîñòè.

Óïðàâëåíèå èíòåëëåêòóàëüíûìè àêòèâàìè

Àíàëèòèêè Gartner ïðåäñêàçûâàþò, ÷òî íåìàòåðèàëüíûå èíòåëëåêòóàëüíûå àêòèâû ê 2007 ãîäó îáåñïå÷àò áîëåå 90% ðûíî÷íîé ñòîèìîñòè âåäóùèõ ìèðîâûõ êîìïàíèé. Òàê, â áàëàíñîâîì îò÷åòå IBM çà 2001 ãîä ïðèáûëü îò èíòåëëåêòóàëüíûõ àêòèâîâ ñîñòàâèëà 1,5 ìëðä. äîëë. — áëàãîäàðÿ ñèñòåìíîìó ïîäõîäó ê óïðàâëåíèþ ñâîèìè ïàòåíòàìè, íîó-õàó è äðóãèìè íåìàòåðèàëüíûìè àêòèâàìè.

Êîìïàíèè ïðèøëè ê ïîíèìàíèþ òîãî, ÷òî òðàäèöèîííûé áóõãàëòåðñêèé ó÷åò íå îõâàòûâàåò öåííîñòè, êîòîðûå äâèæóò íîâîé ýêîíîìèêîé. Óìåíèå óïðàâëÿòü ñâîèìè èíòåëëåêòóàëüíûìè àêòèâàìè ïðåäñòàâëÿåòñÿ êëþ÷åâûì ôàêòîðîì óñïåõà è âàæíûì êîíêóðåíòíûì ïðåèìóùåñòâîì.

 ïåðâóþ î÷åðåäü êîìïàíèè ñòðåìÿòñÿ íàëàäèòü ó÷åò òàêèõ òðàäèöèîííûõ íåìàòåðèàëüíûõ àêòèâîâ, êàê ïàòåíòû è òîðãîâûå ìàðêè, è óæå îäíî ýòî äàåò îùóòèìûé ýôôåêò. Îäíàêî èíâåñòèöèîííàÿ ïðèâëåêàòåëüíîñòü êîìïàíèé òàêæå ñèëüíî çàâèñèò îò ìíîãèõ ôàêòîðîâ, êîòîðûå íå íàõîäÿò ïîêà îòðàæåíèÿ â ãîäîâûõ îò÷åòàõ. Íàïðèìåð, ñòåïåíü óäîâëåòâîðåííîñòè è ëîÿëüíîñòè çàêàç÷èêîâ — ýòè äàííûå ìîæíî ïî÷åðïíóòü èç CRM. Èç ERP ìîæíî ïî÷åðïíóòü äàííûå î ïðîèçâîäñòâå, ïåðñîíàëå, î ðàñõîäàõ è äîõîäàõ, îöåíèòü ìåòîäû óïðàâëåíèÿ êîìïàíèåé.

Íî âñå ðàâíî î÷åíü ìíîãîå îñòàåòñÿ çà êàäðîì. Íåäàðîì ñòîëü ÷àñòî óïîìèíàåòñÿ ôàêò, ÷òî íåñòðóêòóðèðîâàííûå äîêóìåíòû ñîñòàâëÿþò áîëåå 80% êîðïîðàòèâíûõ äàííûõ, — âåäü èìåííî íà îñíîâàíèè ýòîé èíôîðìàöèè è ïðèíèìàþòñÿ áèçíåñ-ðåøåíèÿ. À ÷òîáû äîáèòüñÿ ïðîçðà÷íîñòè, íåîáõîäèìîé èíâåñòîðàì, íóæíî íå òîëüêî ïîêàçàòü öèôðû, íî è ïðåäîñòàâèòü äîêóìåíòû, ïî êîòîðûì ìîæíî ñóäèòü î ïðàâîìåðíîñòè è öåëåñîîáðàçíîñòè òåõ èëè èíûõ äåéñòâèé.

Íî è ýòî íå âñå. Îãðîìíîå ìíîæåñòâî äîêóìåíòîâ íà ïåðâûé âçãëÿä íå èìåþò íåïîñðåäñòâåííîãî îòíîøåíèÿ ê áèçíåñó, îäíàêî â íèõ çàêëþ÷àåòñÿ êîëëåêòèâíûé îïûò è êîðïîðàòèâíàÿ ïàìÿòü îðãàíèçàöèè.  ñîâðåìåííûõ âûñîêîòåõíîëîãè÷íûõ îòðàñëÿõ è â ñåêòîðå óñëóã ïîäîáíàÿ èíôîðìàöèÿ êàê ðàç è ñîñòàâëÿåò èõ îñíîâíóþ öåííîñòü. Ó êîìïàíèé, ïîäîáíûõ Microsoft èëè PricewaterhouseCoopers, íåò â ñîáñòâåííîñòè çàâîäîâ è ôàáðèê, çåìåëüíûõ óãîäèé è äðóãèõ òðàäèöèîííûõ ñðåäñòâ ïðîèçâîäñòâà. Îäíàêî æå îíè íåïëîõî çàðàáàòûâàþò — ñâîèìè ìîçãàìè.

ÅÑÌ ïîìîãàåò íàëàäèòü ó÷åò âñåõ «êóñî÷êîâ èíôîðìàöèè» — piece of contents — è íàðÿäó ñ ñèñòåìàìè CRM è ERP, a òàêæå ñ ðåøåíèÿìè êëàññà Business Intelligence ñëóæèò îñíîâîé äëÿ ïîëíîìàñøòàáíîãî óïðàâëåíèÿ èíòåëëåêòóàëüíûìè àêòèâàìè ïðåäïðèÿòèÿ (Intellectual Asset Management, IAM). Ïîýòîìó èíèöèàòèâà ÅÑÌ äîëæíà èñõîäèòü íå îò ÈÒ-ìåíåäæåðà, à îò ôèíàíñîâîãî äèðåêòîðà. Äåíüãè, âëîæåííûå â ñîçäàíèå êîíòåíòà, äîëæíû òî÷íî òàê æå ïðèíîñèòü ïðèáûëü, êàê è äåíüãè, âëîæåííûå â ïðîèçâîäñòâî.

Ëèòåðàòóðà

1. Mancini J. Enterprise Content Management: Critical Technologies for Business Applications // AIIM, 2001.
2. Jennings T. Defining The Document and Content Management Ecosystem // Butler Group, September 2002.
3. Maziarka M. Building an e-Business Portal? Gain Control of Your Documents First // CAP Ventures, September 2002.
4. Taxonomy & Content Classification // White Paper, Delphi Group, 2002.
5. Benefits of Intellectual Asset Management // Delphion, 2002.
6. Medina R., Meyers S., Fenner J. Document Workflow in the Enterprise // Doculabs, 2002.
7. Gilbert M., Logan D. CIOs demand content management // Garnter Group, July 2002.
8. Microsoft SharePoint Portal Server: Advanced Technologies for Information Search and Retrieval // White Paper.
9. Òîëêîâûé ñëîâàðü àíãëèéñêîãî ÿçûêà, Merriam-Webster Online. http://www.m-w.com/
10. Òîëêîâûé ñëîâàðü ðóññêîãî ÿçûêà, ïîðòàë «Êèðèëë è Ìåôîäèé». http://www.km.ru/.




Òåðìèíû:

Document Management (óïðàâëåíèå äîêóìåíòàìè) Ñíàáæàåò äîêóìåíòû ìåòàäàííûìè (àòðèáóòàìè), ÷òî ïîçâîëÿåò ñâÿçàòü èõ ñ áèçíåñ-ïðîöåññàìè. Ïðåäîñòàâëÿåò îñíîâíûå áèáëèîòå÷íûå óñëóãè, âêëþ÷àÿ õðàíåíèå, ïîèñê, âåðñèîííîñòü, âûïèñêó äîêóìåíòîâ.

Imaging (ìàññîâûé ââîä è îáðàáîòêà ñêàíèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ) Îáåñïå÷èâàåò òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ ñêàíèðîâàíèÿ áóìàæíûõ äîêóìåíòîâ, èõ àòðèáóòèðîâàíèÿ (èíäåêñèðîâàíèÿ) è çàãðóçêè â ðåïîçèòàðèè äîêóìåíòîâ.

Records Management (óïðàâëåíèå çàïèñÿìè) Îáåñïå÷èâàåò ðàáîòó ñ àðõèâàìè äîêóìåíòîâ äëèòåëüíîãî õðàíåíèÿ, êàê ýëåêòðîííûõ, òàê è áóìàæíûõ. Ïîçâîëÿåò ïîääåðæàòü ïîëíûé æèçíåííûé öèêë äîêóìåíòà - îò åãî ñîçäàíèÿ äî óíè÷òîæåíèÿ

Knowledge Management (óïðàâëåíèå çíàíèÿìè) Ïðåäîñòàâëÿåò âîçìîæíîñòè ïîèñêà è àíàëèçà èíôîðìàöèè. Îáÿçàòåëüíûì ÿâëÿåòñÿ íàëè÷èå ñðåäñòâ àâòîìàòè÷åñêîé êàòåãîðèçàöèè äîêóìåíòîâ.

Web Content Management (óïðàâëåíèå èíôîðìàöèåé íà Web-ñàéòàõ) Ïîçâîëÿåò ïîääåðæàòü ïðîöåññ ñîçäàíèÿ, ñîãëàñîâàíèÿ, ïóáëèêàöèè è ïîñòîÿííîãî îáíîâëåíèÿ èíôîðìàöèè íà ñàéòàõ. Îáû÷íî òåñíî èíòåãðèðîâàíà ñ ñèñòåìîé óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòàìè.

Workflow (àâòîìàòèçàöèÿ äåëîâûõ ïðîöåäóð) Ïðåäîñòàâëÿåò ñðåäñòâà àâòîìàòèçàöèè áèçíåñ-ïðîöåññîâ, âêëþ÷àÿ ðàçðàáîòêó ìàðøðóòîâ, êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ è ò. ä.

Collaboration (êîëëåêòèâíàÿ ðàáîòà) Ïðåäîñòàâëÿåò ñðåäñòâà äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ðàáîòû âèðòóàëüíûõ ðàñïðåäåëåííûõ êîìàíä, âêëþ÷àÿ âåäåíèå äèñêóññèé, îáñóæäåíèå äîêóìåíòîâ, à òàêæå ïðîåêòíî-îðèåíòèðîâàííûå ìåòîäû âçàèìîäåéñòâèÿ.

Enterprise Information Portal (èíôîðìàöèîííûé ïîðòàë ïðåäïðèÿòèÿ) Åäèíàÿ òî÷êà äîñòóïà êî âñåì êîðïîðàòèâíûì èíôîðìàöèîííûì ðåñóðñàì è ïðèëîæåíèÿì. Îáåñïå÷èâàåò ïåðñîíàëèçàöèþ èíôîðìàöèè, èíòåãðàöèþ ïðèëîæåíèé, äîñòóï ïðè ïîìîùè ëþáûõ óñòðîéñòâ.
:   
           Flabs.kz -> Îñíîâíûå ïîíÿòèÿ î ñèñòåìàõ ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà : GMT
1 1

 
 







Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group
phpBB